- Administración descubrió que el encargado de las compras había estado clonando facturas de un proveedor que respondían a las compras de materiales que hacía realmente en otros lugares con precios más baratos, facturas que administración las había pagado al contado sin tener un voucher que justifique el depósito a una persona natural o jurídica, y que le había generado una cuantiosa multa con el Estado. Además del hecho precedente el encargado de compras también había formado una empresa con un familiar que proveía de diversos insumos a precios 30% más caros que los del mercado. También aprovechándose de la confianza que se le tenía, había hecho por más de tres años robo sistemático de materiales directos de fabricación. Gerencia tomó la decisión de separarlo de la empresa. El problema es que esta persona también se encargaba de preparar los despachos diarios, proceso importante para el éxito de la gestión de producción, sin existir otra persona dentro de la empresa que pueda realizar el trabajo. Los despachos empezaron a salir cada vez más incompletos, fuera del perjuicio ocasionado por los accesorios que no se compraban a tiempo, lo que se materializaba como demora en las entregas e incumplimiento con los clientes por desabastecimiento de algunos de ellos.
- El jefe de patio se rompió la pierna, su recuperación le tomaría de cuatro a seis meses. El jefe de patio era el que controlaba todo el movimiento de los diversos materiales en los diferentes procesos que tenían que hacerse para llegar al acabado final, su trabajo es bastante fino y de seguimiento exhaustivo, su ausencia definitivamente fue catapultante para el jefe de producción, ya que todo el orden que soportaba su trabajo tanto en despacho como en el taller se desmoronó con la ausencia de estas dos personas, a tal punto que a partir del 28 de noviembre los teléfonos empezaron a sonar y sonar entre cuatro a cinco llamadas diarias con quejas y reclamos de clientes indignados.
- Hasta el mes de octubre las ventas estuvieron al 100% del presupuesto acumulado, en el mes de noviembre se alcanzó el 94% de presupuesto acumulado; pero la situación comercial se volvió insostenible, producción daba fechas que no cumplía por tres o cuatro veces, no contestaba el teléfono a los clientes, el personal se encontraba desorientado, las vendedoras se dedicaban a justificar el la situación con los clientes tratando de calmar los ánimos, a atender los reclamos de los clientes de forma operativa sin poder dar una solución definitiva; el equipo de ventas estaba muy desmotivado para prospectar y vender, las ventas se cayeron desde finales de noviembre y todo el mes de diciembre. En los primeros días de diciembre el jefe comercial comunicó a la gerencia lo que estaba sucediendo, gerencia conversó con el jefe de producción solicitándole la solución a los problemas, a lo que el jefe de producción indicó que lo iba a hacer, esta escena se repitió varias veces sin lograr una solución definitiva, El jefe comercial al no tener solución y con los clientes realmente indignados decidió transferir todos los reclamos directamente a gerencia para que los solucione personalmente. Gerencia constató que producción era incapaz de solucionar los problemas y se dedicó personalmente a darle solución operativa, en este tiempo el jefe de producción renunció dejando al área sin dirección.
- El jefe comercial conocía el área de producción, los procesos, los materiales, al personal, las máquinas, los clientes, etc, el gerente conocía también el manejo tanto de producción como del área comercial; es decir los dos podían hacer cualquiera de los dos trabajos, así mismo la empresa estaba en la posibilidad de buscar otro jefe de producción u otro comercial.
- ¿Qué haría usted para cubrir el puesto de jefe de producción? y ¿por qué?
- ¿A quién dejaría a cargo del puesto de jefe comercial? y ¿por qué?
- ¿Por qué cree usted que esos dos eventos desestabilizaron al jefe de producción?
- ¿Cree usted que genera beneficio a la empresa cambiar a 4 jefes de producción en 5 años?
- ¿Qué haría usted para disminuir la alta rotación del jefe de producción?
- ¿Qué acciones tomaría usted para que no vuelva a pasar la situación del encargado de compras?
- ¿Qué acciones tomaría usted para que no vuelva a afectar a esa magnitud la ausencia de un personal crítico como el jefe de patio?
- ¿Considera usted que se puede seguir vendiendo y prospectando con una cantidad de reclamos y quejas tan alto? ¿afectará el pésimo servicio a las ventas?, ¿por qué?
- ¿Cuál sería su prioridad en este caso puntual: ventas o producción?
Oscar Mansilla Alza
Comentarios
Publicar un comentario